近年、ビジネスの様々な場面において電子化が進み、電子での申請が推奨されている手続きや電子データでの管理が可能なものが増えてきています。

書類の保管場所を別で確保しなくてもよい、紙資源の削減になるといったメリットがある一方で、電子保存が義務付けられているもの、未だ書面申請しかできない手続きや書類そのものを保管しなければならないものが混在し、一括管理というわけにはいきません。

そしてそれらは永久に保管しなければならないもの、「作成日から○年」「期限満了日から○年」等と手続き毎に起算日や期間が異なるもの、「従業員の退職日から○年」等と個人毎に保管が必要なもの、同じ書類でも使用する目的が違うと法律によって期間が異なるもの等多岐にわたります。

年度の切替にあたって書類の入替を行う際には、起算日や書類の種類、法改正情報をよく見て、誤って必要なものまで処分してしまわないようにお気を付けください。

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